Информационные системы в оптовой торговле. Часть 4. Склад

ВВЕДЕНИЕ

Современный склад занимает огромные площади и содержит большой ассортимент товаров. Пустить на самотек основные процессы на складе, такие как приемка товаров, отгрузка клиентам, инвентаризация, значит не достичь успехов в бизнесе. При плохом функционировании складских процессов в организации будут часто звучать слова: хищения, пересортица, неликвиды.

Чрезвычайно неприятное для клиента обслуживание возникает при обещании менеджером наличия товара на складе, а после оформления документов разочарование отсутствием нужных вещей при отгрузке.

Товарные запасы, хранящиеся на складе, требуют строгого учета и быстрой доступности, для отгрузки клиентам. Учет товаров на большом складе требует проведения инвентаризации без остановки отгрузки, иначе перерыв в обслуживании клиентов создаст убытки торговой организации.

СКЛАДСКИЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ

Приемка товаров на склад

Поступающий от поставщиков товар требует разгрузки и оприходования. Для этого на складе целесообразно выделить отдельную зону, отделенную от остальных товаров.

Кладовщикам при приемке необходимо пересчитать поступившие товары, проверить целостность упаковок, нанести маркировку, внести в базу серийные номера товаров и разместить товар в нужных местах склада.

По окончании размещения данные вносятся в базу, расхождения с количеством товаров указанного в документах и фактическое поступление анализируют снабженцы и решают вопросы с поставщиками.

Разгрузку и приемку товара целесообразно осуществлять под видеокамерами, записывающими все этапы работы, это позволит в дальнейшем привести доказательства хищения или его отсутствия.

Частая ситуация, что товар необходим срочно для отгрузки клиенту и менеджер по продажам стремится его отпустить клиенту, как только вещь прибыла на склад, не дожидаясь ее оприходования. Похвальное рвение угодить клиенту, но этого лучше не допускать, дабы не нарушать бизнес процессы на кладе.

Тщательное соблюдение установленных процессов, позволит содержать в порядке очень дорогостоящие товарные запасы.

Инвентаризация на складе

Система инвентаризации важнейший процесс работы склада, который должен производится непрерывно, но не создавать помех в работе.

Регулярный пересчет товаров помогает уточнить складские остатки, выявить хищения и пересортицу.

Для подсчета товаров целесообразно разбить склад на зоны (стеллажи, секции) и временно прекращать отпуск и прием товара не на всем складе, а только в этой зоне. Чем меньше ассортимента товаров попадает в зону пересчета, тем меньше неудобств доставляет процесс инвентаризации.

Для полного отсутствия проблем связанных с прекращением приемки/отгрузки, можно хранить ассортимент товаров разбитым как минимум на две зоны. Поступивший товар размещается пропорционально в нескольких местах склада и закрытие одной зоны на пересчет товара не влияет на отгрузку клиентам, так как отпуск ведется из работающей зоны хранения товара.

ХРАНЕНИЕ ТОВАРОВ В ЯЧЕЙКАХ

Как устроить бардак

Когда в организации расположение товаров на складе знают только кладовщики и может быть директор, хотя непонятно зачем ему это нужно, то проще закрыть бизнес и не мучить клиентов и персонал. Да, вроде отгрузки идут, и крепкие ребята на складе знают свое дело, но проведение инвентаризации — это каторга и смена кладовщиков конец света.

В результате инвентаризация проводится редко и нерегулярно, со всеми вытекающими последствиями.

Без кладовщиков как без рук

Сижу в офисе на новогодние каникулы, только не подумайте, что я трудоголик, просто для программиста это самое удобное время поработать. Базу можно захватить монопольно на длительное время, провести множество емких по времени регламентных операций.

Приходит клиент у которого случилась катастрофа и срочно нужно оборудование, которое есть на складе. Директор конторы уже в курсе, так как клиент уже звонил ему и просил помочь. Разрешение на блуждание по складу было получено, но отгрузка пяти наименований заняла три часа с поднятием на уши по телефону начальника склада, которого не было в городе и ему пришлось рассказывать, как найти нужные товары в бардаке называемым складом.

Перейдем к сути

К чему я все это рассказал. Для каждого товара на складе должно быть определено свое место, отраженное в информационной системе.

На первый взгляд все просто, разбили склад по ячейкам и складываем все куда нужно. К сожалению, это не самая легкая задача. При приемке товара нужно определить в какую ячейку нести товар, а вдруг в эту ячейку уже некуда класть. А может класть есть куда, но под тяжестью стеллаж может рухнуть.

При обычном размещении товаров, который называется «куда попало», кладовщик проявляет разумное поведение и, если видит, что полка сильно прогнулась, больше не кладет туда коробки, особенно тяжелые. При полученной команде разместить товары в определенном месте, кладовщик ее выполнит и в силу занятости даже не доложит руководству, что полка может разрушиться.

В случае отсутствия объема для размещения товаров, кладовщик потеряет время, пытаясь запихать туда товар, а так как у него это не получится, вернется в зону приемки и ему придется снова выдать задание на размещение товара, но уже в другое место.

Вопрос в какое. В информационной системе должна быть информация о размерах ячеек, их возможностях по весовой нагрузке, вес и объем упаковок товаров. Внести эту информацию бывает весьма затратно, особенно при часто меняющимся товарном ассортименте с малыми количествами хранения.

Встает еще вопрос, как распределять свободные ячейки для размещения товаров. Логично, что нужно занимать в первую очередь те ячейки, которые находятся ближе к зоне сборки товара для отгрузки клиентам.

Время приемки товаров увеличивается, но зато время на сборку товаров для отгрузки значительно сокращается. Адаптация вновь принятого кладовщика не представляет проблем. Никто не ходит и не спрашивает, где может лежать тот или иной товар. Все четко в задании на отгрузку, есть товар, есть адрес где он лежит.

РЕЗЕРВИРОВАНИЕ ТОВАРОВ

Не трогать, мое

Резерв может быть двух видов: товаров находящихся на складе или закупаемых под заказ.

При установке резерва для товаров складе необходимо указать информацию: менеджер по продажам установивший резерв, клиент для которого зарезервирован товар и дата до которой будет установлен резерв.

Клиент для которого устанавливается резерв не может быть каким-нибудь неперсонализированным, например, Розничный покупатель. Только конкретная организация с указанием ее представителя или частное лицо, с которым работает менеджер.

Иногда бывает, что клиент передумал забирать товар или тянет с этим, тогда резерв после конечной даты резерва снимается и товар снова становится в свободной продаже. Другие продавцы тоже видят до какой даты зарезервирован товар и могут рассчитывать на него в случае не востребованности.

Если резервы автоматически не снимать, то на складе появятся неликвиды, и не потому что товар неходовой, а из-за беспечности продавцов, забывших снять резерв вручную.

Система информирования продавцов о установленных резервах, позволит напомнить клиентам о том, что они хотели приобрести тот или иной товар.

СБОРКА ТОВАРА

Давай быстрее, я спешу

Получив задание на отгрузку товаров, кладовщик переносит коробки в зону отгрузки, для предъявления к осмотру покупателю и отпуска товара. Зону отгрузки хорошо оснастить камерами, чтоб в дальнейшем в случае возникновения споров можно было выяснить кто прав, кто виноват.

Замечательно, когда в задании на сборку указаны адреса товаров на складе, тогда кладовщик не ходит по складу в поисках нужной коробки, а сразу целенаправленно двигается к цели, экономя много времени.

Если задание в бумажном виде, кладовщик отмечает какое количество товара он взял из ячейки. В случае расхождения, а это явно на складе нашлось меньше товара, чем требуется отгрузить, эти данные нужно занести в базу. Такая ситуация требует разбирательства и тщательной проверки, потому что товар должен быть и имеет место то чего быть не должно: пересортица, хищения, недостача.

Ситуацию, что кладовщик отпускает больше товара и помечает это в накладной представить себе трудно, если такое возникло придется поговорить с кладовщиком в присутствии специалистов по душам (психологов).

Терминалы сбора данных придают солидности организации, кладовщик при сборке работает не с ручкой за сорок рублей, а с оборудованием за двадцать тысяч.

ТСД имеет большое преимущество при работе с сериями товаров, с помощью терминала можно сразу заносить в базу данные о списании нужного товара, скорость отпуска, и точность данных в информационной базе увеличивается.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Без бумажки ты букашка

Для отпуска товара со склада необходимо оформить документы не только бухгалтерские, но и складские. Клиент получает накладную на отгрузку со склада, которая отличается от бухгалтерского наличием только количества товара, без цен и сумм. При отгрузке после подписи клиентом, накладная на отгрузку остается на складе.

В случае расхождения данных документов и отгрузке, кладовщик отправляет клиента к менеджеру по продажам, для переоформления документов.

Главный момент в этом, что товары со склада списываются не в момент выписки документов, а при отгрузке товара. Кладовщик, получив подписанную складскую накладную ставит статус на Расходном ордере со склада «Отпущено», до этого момента оформленный к отгрузке товар блокируется.

Расходный складской ордер создается на основании бухгалтерского документа Расходная накладная. Такой двух документный способ оформления отгрузки товаров, позволяет обеспечить актуальные данные складского учета в информационной системе.

При доставке товара появляется еще документ Лист доставки, который должен быть наклеен на коробку(и) с товаром для клиента и содержать информацию: Адрес доставки, ФИО менеджера по продажам, Адрес и телефон отправителя, номер места и количество мест.

УДАЛЕННЫЙ ОТ ОФИСА СКЛАД

Где-то там далеко

Для оптимизации расходов бизнеса прибегают к аренде больших помещений под склад в отдаленных районах населенных пунктов, далеко от офиса. Для отгрузки товаров в офисе выписывают документы для отгрузки со склада. Как правило на отдаленных складах нет надежной связи с офисом и обменяться документами в электронном виде проблематично.

Клиенту вручают бумажные документы для предъявления их на складе и получения товаров. Бывает, что мошенники, выписав товар на небольшую сумму, фальсифицируют их и получают со склада товар за который не заплатили.

Способов защититься от этого масса. Самыми эффективными было бы передать документы на складской компьютер, чтоб кладовщик при отгрузке мог убедиться в достоверности сведений в документах, предъявленных клиентом. Проблема возникает при неполадках с техникой. Товар отпустить нужно, но не получается убедиться в достоверности данных.

Другим вариантом защиты является использование специальной бумаги для печати Расходной накладной со склада или добавление шифрованных данных, которые можно прочитать только, используя специальный перфорированный шаблон.

Еще простой возможный вариант звонок в офис для подтверждения достоверности данных, при отпуске товаров с определенной крупной суммы.

МОТИВАЦИЯ СКЛАДСКИХ РАБОТНИКОВ

-Меня посадят?

-А ты не воруй!

На складе много материальных ценностей за которые несут ответственность солидарно все сотрудники склада. Сумма недостачи в закупочных ценах полностью ложится на всех работников скала. Но не нужно забывать о поощрениях.

При проведении инвентаризации и отсутствии недостач, кладовщикам следует выдать премию за хорошую работу иначе получается игра в одни ворота.

При сборке товара для доставки клиентам, возникают ошибки, которые исправимы, но вызывают недовольство клиента. Поощрение за правильно собранные посылки может выражаться мелким поощрением, например, 10 рублей, но ошибка должна караться весьма сильно, снижая уровень премии, например, 100 рублей.

Сотрудник будет мотивирован быть внимательным, потому что от этого зависит его зарплата.

Предыдущие статьи:

Информационные системы в оптовой торговле. Введение

Информационные системы в оптовой торговле. Часть 1. Номенклатура

Информационные системы в оптовой торговле. Часть 2. Покупатели

Информационные системы в оптовой торговле. Часть 3. Поставщики